Por Félix María Chavarro Aristizábal
Cuando una organización se enfrenta al planeamiento y desarrollo de un proyecto de cualquier naturaleza, tiene que identificar claramente cuáles son las etapas necesarias para poder avanzar firmemente en el desarrollo del mismo. Hemos escuchado con frecuencia términos tales como la etapa de identificación, pre-factibilidad o de factibilidad, estudios previos, ingeniería o diseño conceptual, ingeniería o diseño básico e ingeniería o diseños de detalle, etapa de construcción y puesta en servicio u operación, entre otros. También, escuchamos, con frecuencia, los términos Fase 1, Fase 2 y Fase 3.
La pregunta que surge es: ¿Tenemos un conocimiento y una comprensión clara de cada uno de estos términos y conceptos y de sus implicaciones para el desarrollo de los proyectos? Además, ¿todos los actores, desde los propietarios o inversionistas, sus funcionarios, los consultores o asesores y los diversos contratistas, los tienen claros y son coincidentes entre sí?
El conocimiento y la comprensión de estos términos y conceptos son factores esenciales para la definición correcta y adecuada del “objeto y alcance” de cada una de estas etapas y de las actividades asociadas y, en consecuencia, son necesarios para asegurar que se produzcan resultados acordes con los objetivos y metas propuestas, y dentro de los presupuestos estimados tanto para la ejecución del proyecto como, también, para la ejecución de las actividades de ingeniería; de lo contrario, podrían presentarse desviaciones sustanciales que atentan contra el éxito del proyecto.
La comprensión correcta y adecuada del objeto y alcance de un proyecto, o de un trabajo, o de la etapa específica que corresponda, se requiere desde el momento mismo en que se aborda la preparación de una propuesta, la negociación de un contrato como, también, durante la ejecución misma de un determinado proyecto o trabajo.
Para resolver estas incertidumbres, podría recomendarse, simplemente, a las personas que, cuando corresponda, se haga un análisis más cuidadoso de los términos de referencia para lograr una mejor comprensión del asunto. Claro que hay que hacerlo; es absolutamente indispensable. Sin embargo, no es tan simple como parece. Considero que existen otros factores que pueden hacer que el problema sea un poco más complejo de lo que podríamos imaginarnos.
En ocasiones, el problema radica en el contenido mismo de algunos términos de referencia, en la forma como éstos han sido estructurados, y en algunos conceptos confusos o errados que, a veces, persisten sobre el objeto y alcance de las diferentes etapas de la ingeniería o de los estudios de diverso tipo que se realizan en cada una de ellas.
También es importante tener en cuenta que cuando un proyecto comprende actividades relacionadas exclusiva o mayoritariamente con obras civiles como, por ejemplo, el diseño de una carretera o de un intercambio vial, de una presa o un proyecto de vivienda, el proceso de diseño, sus etapas y la secuencia de actividades de ingeniería puede ser muy diferente al caso de un proyecto que comprende, además, la incorporación de equipos y sistemas electromecánicos como en el caso de la casa de máquinas de un proyecto hidroeléctrico, o el diseño de una planta industrial.
En estos casos, no siempre coinciden las etapas de ingeniería conceptual, básica y de detalle de las obras civiles con las de los equipos y sistemas electro-mecánicos; con frecuencia, están traslapadas o desfasadas las unas con respecto a las otras y no todos lo saben o lo entienden y se requiere, luego, una ingeniería de integración que termina siendo clave para el éxito de todo el proceso.
Algunas personas piensan que una ingeniería conceptual o una ingeniería básica son ingenierías “preliminares” que luego son susceptibles de ser mejoradas o corregidas cuando se ejecute la siguiente etapa de ingeniería. Considero que no es un concepto adecuado ni válido; es una interpretación errónea. Sin embargo, es un concepto relativamente frecuente y, por lo tanto, muy desafortunado.
Por otra parte, cuando se introducen cambios en los esquemas de contratación para el desarrollo de proyectos y, en particular, cuando se contempla, por ejemplo, la figura del EPC “Engineering, Procurement & Construction” (Ingeniería, Gestión de Compras y Construcción), se piensa que el problema ya está completamente resuelto porque la responsabilidad está en cabeza de un sólo contratista. De todas maneras, el problema persiste porque esta empresa normalmente tiene que recurrir a la conformación de consorcios o alianzas con otras organizaciones y a la desagregación del proyecto mediante procesos de subcontratación, pero, de todas formas, tendrá que ejecutar las mismas etapas con la desventaja de que el cliente o propietario del proyecto tendrá menos posibilidades de intervenir y de controlar el proceso.
Generalmente, la mayor fortaleza del contratista principal es la construcción de las obras civiles, mas no la ejecución de estudios y diseños de ingeniería del proyecto, ni la fabricación y suministro de maquinaria y equipos electromecánicos, actividades que terminan en manos de subcontratistas o asociados. Esto implica que la elaboración de los términos de referencia requeridos para la contratación mediante un esquema de EPC pueda ser mucho más compleja por las implicaciones. En ocasiones, se recurre a separar la contratación en dos paquetes, mediante la figura de un EPC para obras civiles y otro EPC para equipos, lo cual requiere luego de una gran labor de ingeniería de integración que tiene que ser ejecutada por otra organización para asegurar la compatibilidad y coherencia entre los diseños de las obras civiles y los de los equipos, que estarían a cargo de contratistas independientes.
El propósito de esta publicación es presentar y analizar, desde una visión global, los términos y conceptos generales que nos permitan comprender mejor las diferentes etapas de los proyectos y, en especial, de las etapas de ingeniería conceptual, ingeniería básica e ingeniería de detalle que normalmente se tienen que abordar para la ejecución de los estudios y diseños de ingeniería de los proyectos.
Adicionalmente, se analizan brevemente algunos aspectos relacionados con la documentación requerida para efectos de licitación o contratación y los procesos de asesoría durante la construcción de los proyectos.
Etapas del proyecto y etapas de ingeniería
Todo proyecto de inversión se desarrolla por fases o etapas y cada una de éstas tiene sus propias particularidades en función de la magnitud y complejidad mismas del proyecto, de los riesgos asociados y, obviamente, del monto de las inversiones. Por su parte, cada etapa requiere la elaboración de un conjunto de documentos, en especial, aquellos de carácter técnico, ambiental y financiero que se convierten en el soporte esencial para el proceso de toma de decisiones. Considero importante anotar, antes de empezar, que es conveniente distinguir entre las fases o etapas del proyecto y las etapas de los estudios y diseños de ingeniería.
Hay cuatro grandes fases que se identifican comúnmente como parte de lo que algunos denominan el “Ciclo de Vida del Proyecto”:
1. Fase de Pre-inversión:
Esta fase de Pre-inversión comprende la formulación y concepción del proyecto, el análisis y evaluación de las alternativas, incluidos los aspectos económicos y financieros, según sea el caso, el análisis de los aspectos socio-ambientales, el análisis y la evaluación de los riesgos y, finalmente, el proceso de toma de decisiones, una vez conocida la viabilidad o factibilidad del mismo.
Esta fase de “Pre-inversión” también se conoce con el nombre de “Etapa de Factibilidad” durante la cual se consideran y se analizan aspectos muy variados que corresponden a diferentes especialidades, que no necesariamente todos son asuntos de ingeniería, como los que se indican en la Figura 2 siguiente:
Uno de los aspectos que tiene gran relevancia y que más nos compete es la componente “técnica – funcional” que corresponde a los “Estudios y Diseños de Ingeniería Conceptual” que son los que, precisamente, permiten lograr una buena Formulación y Concepción del proyecto y un buen análisis y evaluación de las alternativas, sin restarle importancia a los demás aspectos mencionados como la parte comercial y de mercadeo, la componente socio-ambiental, el análisis de los riesgos, y la componente financiera y económica, entre otros. Tengamos en cuenta que uno de los objetivos principales de la Etapa de Pre-inversión o de Factibilidad es determinar, con un alto nivel de confiabilidad y seguridad, la viabilidad del proyecto para efectos de poder tomar una decisión acertada.
En algunos casos, esta Etapa de Factibilidad podría tener una etapa preliminar que comúnmente se denomina “Pre-factibilidad” cuyo propósito esencial es la recopilación de información secundaria disponible de estudios previos realizados por otras entidades, instituciones o corporaciones, nacionales o regionales, tales como información geológica, hidrológica o topográfica, sobre reservas o fuentes de materiales, información socio ambiental, vías de acceso, entre otras, como, también, el análisis y la evaluación de tales resultados. Normalmente, en una etapa de Pre-factibilidad, no se realizan investigaciones de campo propiamente dichas. Estos estudios y análisis, en una etapa de pre-factibilidad, permiten verificar o confirmar ciertos indicios, favorables o desfavorables, o despejar ciertas dudas o incertidumbres para continuar luego con el proceso de factibilidad, o permiten descartar algunos de los planteamientos esbozados en etapas tempranas del proyecto.
En el campo de la Arquitectura, esta primera fase se conoce comúnmente con el nombre de “Anteproyecto” y corresponde a la fase del trabajo en la que se identifican, se interpretan y se describen claramente las necesidades y expectativas del cliente, se exponen los aspectos fundamentales y se definen las características generales de la obra ya sean funcionales, de formas, estilos, áreas o espacios, entorno, niveles, iluminación, fachadas, azoteas, cimentaciones y drenajes, características constructivas y económicas (materiales y tipo de construcción e instalaciones hidrosanitarias), seguridad, etc., con el objeto de proporcionar una primera imagen o configuración global de la misma y establecer un presupuesto apropiado. Uno de los objetivos adicionales del anteproyecto es preparar, al menos, parte de la información necesaria para tramitar posteriormente una licencia de construcción.
2. Fase de Inversión
Esta fase comprende el conjunto de actividades que se realizan una vez tomada la decisión de invertir hasta la puesta en servicio o entrada en operación, incluidas las actividades de “ingeniería básica y de detalle”, los procesos de contratación y de construcción de las obras civiles asociadas y de diseño, fabricación, suministro e instalación de los equipos y componentes electromecánicos. Por supuesto que, desde la Fase de Pre-inversión, ya se conocen las características principales del proyecto, su magnitud y complejidad y se han identificado todas las partes involucradas que en cualquier momento podrían intervenir en su desarrollo o ejecución.
Durante esta fase de inversión, como parte esencial del proceso de desarrollo del proyecto, se ejecutan todas las obras civiles asociadas, se adquieren, mediante diversas formas, los equipos y componentes electromecánicos requeridos y se llevan a cabo todas las actividades de montaje o instalación de los mismos, lo cual implica una estrecha cooperación entre las diferentes partes involucradas mediante actividades de ingeniería de integración de diseño y actividades de coordinación.
Durante esta etapa, se realizan una serie de actividades de ingeniería relacionadas con la supervisión técnica de construcción de las obras civiles y la inspección de fabricación, suministro e instalación de los equipos y componentes electromecánicos, cuyo propósito es precisamente asegurar la calidad de los trabajos y el buen desarrollo del proyecto.
Durante este período, se efectúa la mayor parte de los desembolsos del proyecto, como pagos a los respectivos contratistas y proveedores, aunque probablemente un porcentaje importante de los recursos financieros podrán ser facilitados por entidades de crédito.
3. Fase de Operación:
Esta fase comienza con las pruebas o ensayos preliminares o pre-operacionales y la puesta en servicio de los equipos y componentes electromecánicos y las pruebas de los procesos productivos hasta la obtención del producto final, y continúa hasta la estabilización o normalización de los procesos y de las características de calidad de los productos, momento a partir del cual se considera que la planta está en plena producción. Esta fase de operación podrá prolongarse por varios años de acuerdo con la vida útil proyectada del proyecto.
4. Fase de Evaluación:
Esta etapa final, por algunos considerada como evaluación “Ex-Post”, consiste en la verificación o validación final, después de un tiempo razonable de su operación, de si el proyecto ha cumplido con su propósito esencial de resolver algún problema o atender una necesidad, de verificar si se han alcanzado los objetivos propuestos, si se han logrado los beneficios esperados y si efectivamente está produciendo los efectos deseados.
En caso de que, eventualmente, los resultados no sean completamente satisfactorios, podrá ser necesario introducir modificaciones o ajustes para corregir algunas desviaciones. También es importante, recopilar, analizar y evaluar las experiencias obtenidas por cada uno de los participantes y hacer accesible a los demás involucrados el aprendizaje y el conocimiento adquirido para replicar en futuras aplicaciones.
Nota aclaratoria:
Vale la pena anotar que, en la literatura técnica disponible de varias fuentes no hay una coincidencia exacta en el uso de estos términos y conceptos por parte de varias entidades públicas o privadas, o instituciones gremiales del sector de la ingeniería y construcción, que manejan estos temas y que llevan a cabo o participan en procesos de contratación, ni he encontrado una norma técnica en la cual se precisen los mismos. No obstante, he tratado de recopilar los conceptos que más se aproximan o confluyen entre sí y he hecho una clasificación y descripción de los mismos con base en mi experiencia profesional en el desarrollo de las diferentes etapas de la ingeniería para varios proyectos hidroeléctricos, térmicos e industriales durante mi permanencia en INTEGRAL, por más de 40 años.
